Privacyverklaring
We gaan zorgvuldig met jouw gegevens om
Voor het vervullen van onze taken als regionaal netwerkbedrijf kunnen we niet om het gebruik van persoonsgegevens heen. Tegelijkertijd vinden we dat iedereen recht heeft op privacy. Daarom gaan we zorgvuldig en integer met persoonsgegevens om en zijn we open en eerlijk over wat we met jouw gegevens doen. In deze privacyverklaring lees je precies welke persoonsgegevens we van onze klanten verzamelen en waarvoor we ze gebruiken.
Privacyverklaring voor klanten
Wettelijke plicht
Wij vinden het belangrijk om jouw gegevens vertrouwelijk te behandelen. Dat doen we niet alleen omdat we dat netjes vinden, maar ook omdat we dat volgens de wet moeten doen. Als we persoonsgegevens van klanten ontvangen, moeten we ons houden aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet geldt in heel Europa en heet in het Engels de General Data Protection Regulation (GDPR). De GDPR geldt sinds 25 mei 2018 in alle landen van de Europese Unie (EU). In Nederland controleert de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of organisaties zich aan deze regels houden.
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over jou vertellen. Denk bijvoorbeeld aan jouw naam en jouw adres. Als netwerkbedrijf en leverancier hebben wij deze gegevens nodig om je bijvoorbeeld een factuur te kunnen sturen voor de geleverde en/of afgenomen diensten. Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig. Die noemen we bijzondere persoonsgegevens. Een voorbeeld hiervan is een medische verklaring over jouw gezondheid. Daarmee kun je bijvoorbeeld laten zien dat wij je een alternatief of een tijdelijke oplossing moeten bieden als de warmte tijdelijk stopt vanwege werkzaamheden. Met dit soort bijzondere persoonsgegevens gaan we extra voorzichtig om.
Waarom hebben we persoonsgegevens nodig?
We kunnen onze taken als regionaal netwerkbedrijf niet doen zonder persoonsgegevens van onze klanten. We gebruiken jouw gegevens bijvoorbeeld voor:
• contact met je te houden;
• het maken en innen van rekeningen;
• het afhandelen van klachten;
• het beantwoorden van vragen;
• het doen van onderzoek naar klanttevredenheid;
• het verbeteren van onze dienstverlening.
Ook gebruiken we jouw gegevens voor:
• het verwerken van jouw aanvraag voor een nieuwe aansluiting (bijvoorbeeld via mijnaansluiting.nl);
• het bijhouden van alle soorten aansluitingen die actief zijn;
• het bijhouden van de soorten energie-installaties bij klanten en hoeveel ze kunnen leveren;
• het registreren van al onze boven- en ondergrondse installaties, inclusief de locaties van bovengrondse installaties;
• het verbeteren van onze online diensten, zoals onze websites;
• het helpen bij fraude- en strafrechtelijk onderzoek, zoals de wet dat vraagt;
• het ondersteunen van innovatieprojecten van Cogas.
In bijlage 1 vind je een volledig overzicht van alle processen waarbij wij persoonsgegevens van klanten verzamelen en waarvoor we ze gebruiken.
Goede bescherming van jouw gegevens
Wij beschermen jouw persoonsgegevens volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat doen we stap voor stap, met de volgende aanpak:
1. Doelmatig gebruik
Alleen als het nodig is
We gebruiken alleen persoonsgegevens die echt nodig zijn om ons werk te doen. In ons verwerkingsregister staat welke gegevens we van jou gebruiken en waarvoor. We kijken regelmatig of we die gegevens nog wel nodig hebben en of we ze mogen gebruiken volgens de wet. Als dat niet meer zo is, dan stoppen we met het gebruik van jouw gegevens.
Nooit langer bewaren dan nodig
We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor onze taken als netwerkbedrijf. Ook houden we ons aan de bewaartermijnen die in de wet staan. Zijn de gegevens niet meer nodig? Dan verwijderen we ze of maken we ze anoniem. Zo zijn ze niet meer terug te leiden naar jou als persoon.
2. Veilige opslag van jouw gegevens
We bewaren jouw persoonsgegevens op een veilige plek. We nemen alle nodige maatregelen om te voorkomen dat anderen er zonder toestemming bij kunnen of er misbruik van maken. Dit doen we met goede beveiliging en duidelijke afspraken.
3. Alleen mensen met toestemming mogen jouw gegevens bekijken
Bij Cogas zorgen we ervoor dat alleen mensen die dat mogen, toegang hebben tot persoonsgegevens van klanten.
Toegang voor eigen medewerkers
Alleen medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor hun werk, mogen deze gegevens bekijken en gebruiken. Ze doen dat alleen als het echt nodig is. We hebben precies vastgelegd wie toegang heeft tot welke gegevens en waarvoor. We controleren regelmatig of die afspraken nog kloppen.
Gegevens delen met andere partijen
Soms moeten we persoonsgegevens delen met andere organisaties. Dat doen we alleen als:
• het nodig is voor ons werk;
• de wet ons daartoe verplicht; of
• er een andere wettelijke verplichting is.
We verkopen nooit persoonsgegevens aan andere partijen. Als we gegevens delen, doen we dat – waar mogelijk – op zo'n manier dat ze niet meer terug te leiden zijn naar een persoon (bijvoorbeeld anoniem of in samengevoegde vorm).
Noodzakelijk voor onze werkzaamheden
Om ons werk goed te kunnen doen, delen we soms gegevens met bedrijven waarmee we samenwerken. Denk aan:
• leveranciers van software;
• aannemers;
• storingsdiensten;
• aanbieders van cloud- of netwerkdiensten.
Als zo’n partij persoonsgegevens voor ons verwerkt, dan maken we daar duidelijke afspraken over in een verwerkersovereenkomst. Daarin staat wat ze met de gegevens mogen doen en hoe ze deze moeten beveiligen. Zo zorgen we ervoor dat ook deze partijen zorgvuldig met jouw gegevens omgaan.
Overige verplichtingen
Naast de verplichtingen uit wet- en regelgeving kunnen ook bepaalde instanties ons verplichten persoonsgegevens te verstrekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de politie in het kader van fraude of strafrechtelijk onderzoek.
Geografische bescherming
Cogas verwerkt in principe alleen persoonsgegevens binnen de EU. Omdat de Algemene Verordening Gegevensbescherming gebaseerd is op de Europese Privacyverordening, is geborgd dat in alle landen van de EU de wet- en regelgeving met betrekking tot privacy gelijk is.
Als bepaalde dienstverlening niet te regelen is binnen de EU, maken we contractuele afspraken met een dienstverlener van buiten de EU. Het niveau van privacybescherming is dan te vergelijken met de situatie bij gegevensverwerking binnen de EU.
4. Geheimhoudingsplicht
Iedereen die bij Cogas toegang heeft tot de persoonsgegevens van klanten dient hier zorgvuldig mee om te gaan en is gebonden aan de geheimhoudingsverklaring en gedragsregels van Cogas. De geheimhoudingsverklaring bevat afspraken die we maken met onze medewerkers over de omgang met vertrouwelijke gegevens. In de gedragswijzer staan gedragsregels vermeld op het gebied van vertrouwelijkheid van gegevens, privacy en compliance. Tot slot maken we met externe partijen altijd schriftelijke afspraken over de omgang met persoonsgegevens.
Jouw rechten
Als klant van Cogas heb je recht op inzage, verbetering, aanvulling, vergetelheid, recht op beperking van verwerking, recht van overdraagbaarheid, recht op bezwaar. Je kunt hiervoor een verzoek indienen bij privacy@cogas.nl. We beantwoorden jouw verzoek altijd binnen vier weken.
Recht op inzage
Als klant heb je recht om te weten of jouw betreffende persoonsgegevens worden verwerkt door de verantwoordelijke. Je kunt een verzoek tot inzage indienen, om te zien welke gegevens we van jou vastleggen, hoe we eraan komen, wie ze ontvangen en waarvoor we ze gebruiken.
Recht op rectificatie
Als jouw persoonsgegevens niet juist of onvolledig zijn, heb je het recht om deze aan te laten passen.
Recht om vergeten te worden
In een aantal gevallen moeten wij jouw persoonsgegevens wissen als je hierom vraagt.
Wij zijn verplicht jouw persoonsgegevens te wissen indien:
- persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- de betrokkene toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat;
- de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing. En een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van de organisatie om de persoonsgegevens te verwerken;
- de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn;
- er een wettelijke plicht is tot wissing (wettelijke bewaartermijn);
- de betrokkene jonger is dan 16 jaar en de gegevens zijn verkregen via online diensten.
Recht op beperking van de verwerking
Wij mogen in sommige situaties jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerken en wijzigen wanneer sprake is van een van onderstaande criteria:
- Je geeft aan dat jouw persoonsgegevens mogelijk onjuist zijn;
- De verwerking van persoonsgegevens is onrechtmatig;
- De persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
- Je maakt bezwaar tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens.
Recht van overdraagbaarheid/dataportabiliteit
Op jouw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van jou hebben overdragen aan jou of een organisatie naar keuze. In de wetgeving is hiervoor wel een aantal beperkingen opgenomen. We zullen meewerken aan deze overdracht voor zover dit mogelijk is.
Recht van bezwaar
Je kan vanwege redenen die verband houden met een specifieke situatie gebruik maken van het recht van bezwaar tegen de verwerking van betreffende persoonsgegevens.
Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Als je van mening bent dat jouw persoonsgegevens onrechtmatig zijn gebruikt en wij niet binnen 2 maanden of naar jouw oordeel niet bevredigend reageren op het verzoek of de klant, dan kan je jouw klacht voorleggen aan de AP. De AP kan naar aanleiding van de klacht een onderzoek starten naar de werkwijze van Cogas.
Vragen?
Bij privacy@cogas.nl kan je terecht met al jouw vragen over onze omgang met jouw persoonsgegevens.
Privacy team
Kunnen wij jouw vraag niet voldoende beantwoorden of zoek je een deskundige die kan bemiddelen tussen jou en Cogas? Bijvoorbeeld omdat je vindt dat we onzorgvuldig met jouw persoonsgegevens zijn omgegaan. Of omdat je inzage of correctie van jouw persoonsgegevens hebt aangevraagd maar niet tevreden bent met onze reactie. Dan kan je contact opnemen met het privacy team van Cogas. Het privacy team is te bereiken via mailadres: privacy@cogas.nl
Autoriteit Persoonsgegevens
Kom je er ook niet uit met het privacy team van Cogas, dan kan je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Deze instantie houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens. Cogas valt – zoals alle organisaties die persoonsgegevens verwerken – onder het toezicht van de AP. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl lees je hoe je contact kunt opnemen met de AP. Gelukkig is dit zelden nodig. We zullen namelijk altijd proberen samen met je tot een goede oplossing te komen.
Voor wie?
Deze privacyverklaring geldt voor alle klanten van Cogas. De website van Cogas verwijst met een ‘link’ naar sommige andere organisaties. Die organisaties vallen niet onder deze privacyverklaring. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.
Gebruik van cookies
Bij het aanbieden van onze diensten maken we gebruik van tijdelijke cookies. Dit zijn eenvoudige, kleine bestandjes die op de harde schijf van jouw computer worden opgeslagen. Met deze cookies verzamelen we geen persoonsgegevens. We gebruiken ze alleen om het gebruik van onze website voor jou gemakkelijker te maken. Ook gebruiken we een cookie die ervoor zorgt dat onze website jou kan herkennen. Dankzij deze cookie kunnen we onze site speciaal op jou instellen.
Liever geen cookies?
Geen probleem. Het gebruik van cookies kan je in jouw browser uitschakelen. Je kan dan nog steeds onze website bezoeken.
Meer weten?
Uitgebreide informatie over ons cookiebeleid vind je op: www.cogas.nl/cookies
Wijzigingen
Hoewel de hoofdlijnen onveranderd zullen blijven, kunnen we, in lijn met de privacywetgeving, wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Bekijk deze dus af en toe. Dan blijf je op de hoogte van ons privacybeleid.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 november 2025.
Heb je een vraag en kunnen wij die niet voldoende beantwoorden of zoek je een deskundige die kan bemiddelen tussen jou en Cogas? Bijvoorbeeld omdat je vindt dat we onzorgvuldig met jouw persoonsgegevens zijn omgegaan? Of omdat je inzage in of correctie van jouw persoonsgegevens hebt aangevraagd, maar niet tevreden bent met onze reactie.
Dan kun je contact opnemen met het privacy team. Dit team houdt toezicht op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming door Cogas. Het team is te bereiken via mailadres: privacy@cogas.nl of per post aan: Cogas, t.a.v. Privacyteam, Postbus 71, 7600 AB Almelo.
